Medewerkersdossier opbouwen in 6 stappen.

Er is geen wet die zegt hoe jij je dossier moet opbouwen. Het mag op papier, het mag digitaal. De keuze is aan jou, zolang je voldoet aan de bovengenoemde privacy-voorwaarden. Veel ondernemers kiezen voor digitaal, omdat je daar koppelingen hebt met bijvoorbeeld verzuim-, verlof- en salarisadministratie. Het actueel en kloppend houden van je personeelsadministratie is daarmee een stuk makkelijker.

Stap 1: Informeer medewerkers over het personeels­dossier.
Voordat je gegevens ontvangt moet je mensen informeren over het personeelsdossier.. Welke gegevens gebruik je en waarvoor gebruik je die? Dit moet je doen vòòr je de gegevens daadwerkelijk ontvangt. Ook moet je informatie geven over je eigen identiteit en of je de persoonsgegevens ook aan andere organisaties verstrekt, bijvoorbeeld de arbodienst of een accountantskantoor.

Stap 2: verzamel de gegevens.
Verzamel de gegevens die je nodig hebt. Maak als eerst een stamkaart aan. Dit is het (digitale) voorblad van het dossier waarop de belangrijkste gegevens van een werknemer staan. Denk aan functie, naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, adres, woonplaats, telefoonnummer, rekeningnummer en datum indiensttreding. Hierachter kun je de rest van de gegevens kwijt.
Heb je meer dan één werknemer? Dan kun je ook een collectief personeelsdossier aanleggen. Hierin staan algemene gegevens van je medewerkers, zoals ziek- en herstelmeldingen.

Stap 3: verzorg de beveiliging.
Je hebt in dit dossier te maken met privacygevoelige gegevens. Je bent verplicht passende maatregelen te nemen om de privacy van je medewerkers te beschermen. Denk hierbij aan bescherming tegen cybercriminaliteit, maar ook aan het aantal mensen dat inzage heeft in het dossier. Dit wil je beperken, bijvoorbeeld tot de direct leidinggevende of de afdeling HR of Personeelszaken.

Stap 4: werk het personeelsdossier regelmatig bij.
Je bent als werkgever verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van het personeelsdossier. Werk deze dus regelmatig bij. Altijd als er iets wijzigt, zoals een functieprofiel, NAW-gegevens, pensioengegevens; maar ook andere zaken naar aanleidinv van een functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek of als de medewerker een bepaalde cursus of scholing afrondt.
Dit is ook belangrijk als je sterk wilt staat in het geval je iemand moet ontslaan. Je moet in dat geval volgens de Wet werk en Zekerheid (WwZ) een ontslagdossier kunnen overleggen. Hiervan vormt een goed bijgehouden personeelsdossier de basis, zoals gegevens over het functioneren van een werknemer. Maar de rechter beoordeelt ook of je hebt voldaan aan de scholingsplicht uit de WwZ. Belangrijk dus om deze informatie goed bij te houden en vast te leggen.

Stap 5: geef de mogelijkheid tot inzage en correctie.
Medewerkers mogen vragen om de gegevens die je verzameld hebt in te zien. Hiervoor hoeven ze geen reden te geven. Ze kunnen om een correctie vragen als hun persoonsgegevens feitelijk niet juist zijn, onvolledig zijn, niet ter zake doen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of op een andere manier gebruikt worden die in strijd is met de wet.
De correctie is niet bedoeld om professionele indrukken, meningen of conclusies waarmee iemand het niet eens is te wijzigen. Wel mag je medewerker verwachten dat je er een schriftelijke mening bijzet als hij/zij aangeeft het ergens niet mee eens te zijn. Dit kan bijvoorbeeld als mensen het niet eens zijn over het verslag van een functionerings- of beoordelingsgesprek.

Stap 6: verwijder wat je niet meer nodig hebt.
Kijk regelmatig of alle gegevens nog correct en relevant zijn. Houd hierbij rekening met de wettelijke bewaartermijnen.